Datenschutzerklärung

01Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen, da in unserer Praxis weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 BDSG). Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

02Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Je nach Zusammenhang stützen wir die Verarbeitung auf folgende Grundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, etwa für nicht notwendige Cookies oder das Laden von Kartenmaterial.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Behandlungsvertrags und vorvertragliche Maßnahmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Pflichten, etwa Dokumentations-, Abrechnungs- und Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, etwa der sichere Betrieb der Website.
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG – Verarbeitung von Gesundheitsdaten zum Zweck der Gesundheitsvorsorge, Diagnostik und Behandlung.

03Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird gehostet von:

Mit Host Europe besteht ein Vertrag über die Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Die Server befinden sich in Deutschland.

Beim Aufruf unserer Website erhebt der Hoster automatisch technische Daten, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei und übertragene Datenmenge
• Meldung über den erfolgreichen Abruf
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem
• Referrer-URL, also die zuvor besuchte Seite

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe nachzuvollziehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Speicherdauer: Die Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

04Verschlüsselte Übertragung

Diese Website nutzt eine TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen das an dem „https“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Damit sind Daten, die Sie an uns übermitteln, auf dem Transportweg geschützt.

Hinweis zur E-Mail: Unverschlüsselte E-Mails sind kein sicherer Übertragungsweg. Bitte senden Sie uns keine Gesundheitsdaten, Befunde oder andere sensiblen Angaben per E-Mail. Rufen Sie uns in diesen Fällen bitte an.

05Kontaktaufnahme

Ein Kontaktformular bieten wir auf dieser Website nicht an. Wenn Sie uns per Telefon, Post oder E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen gemachten Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Verarbeitete Daten

• Name
• Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Inhalt Ihrer Nachricht sowie Datum und Uhrzeit

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Behandlungsvertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Beantwortung von Anfragen. Soweit Sie uns dabei Gesundheitsdaten mitteilen, stützen wir uns zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

Speicherdauer

Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Wird aus der Anfrage eine Behandlung, gelten die Fristen aus Abschnitt 7.

06Online-Terminbuchung mit Dr. Flex

Auf unserer Website können Sie Termine online buchen. Dafür setzen wir das Buchungssystem von Dr. Flex ein:

Für die Einbindung des Buchungsfensters werden Inhalte von Servern der Dr. Flex GmbH geladen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Dr. Flex übermittelt. Das Buchungsfenster selbst öffnet sich erst, wenn Sie auf „Online Termin“ beziehungsweise „Termin online buchen“ klicken. Die freien Termine kommen in Echtzeit aus unserem Terminkalender.

Verarbeitete Daten

• Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum
• Mobilfunknummer, unter anderem zur Bestätigung per SMS-TAN
• E-Mail-Adresse, sofern angegeben
• Versicherungsstatus (gesetzlich oder privat)
• gewählter Behandlungsanlass und Terminwunsch
• freiwillige Angaben im Bemerkungsfeld
• Protokolldaten zur Buchung wie Zeitpunkt und Bestätigung

Der Behandlungsanlass kann Rückschlüsse auf Ihre Gesundheit zulassen und zählt daher zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Bitte machen Sie im Bemerkungsfeld nur Angaben, die für die Terminvergabe erforderlich sind.

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung der Terminvereinbarung, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG für gesundheitsbezogene Angaben sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Praxisorganisation. Für optionale Terminerinnerungen per SMS gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Auftragsverarbeitung und Speicherdauer

Mit Dr. Flex besteht ein Vertrag über die Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet. Nach der Buchung werden die Termindaten in unsere Praxisverwaltung übernommen; im Buchungssystem werden sie nach Abschluss des Vorgangs gelöscht, soweit sie dort nicht mehr benötigt werden.

Die Datenschutzerklärung von Dr. Flex finden Sie unter dr-flex.de/datenschutz.

07Behandlung in der Praxis

Wenn Sie sich bei uns behandeln lassen, verarbeiten wir Ihre Daten, um Sie zu beraten, zu untersuchen, zu behandeln und die Leistungen abzurechnen. Das umfasst auch Gesundheitsdaten, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind.

Verarbeitete Daten

• Stammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten
• Versicherungsdaten und Angaben von der Gesundheitskarte
• Anamnese, Befunde, Diagnosen, Behandlungs- und Therapieverläufe
• Röntgenaufnahmen und andere Bildgebung, Modelle und Fotodokumentation
• Heil- und Kostenpläne, Abrechnungs- und Zahlungsdaten
• Korrespondenz mit Ihnen, mit mit- oder weiterbehandelnden Praxen und mit Kostenträgern

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG. Ergänzend gelten die Dokumentationspflicht nach § 630f BGB, das Sozialgesetzbuch V für gesetzlich Versicherte und die Berufsordnung der Zahnärztekammer Westfalen-Lippe.

Speicherdauer

• Patientenakte: mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung (§ 630f Abs. 3 BGB).
• Röntgenaufzeichnungen: 10 Jahre nach der letzten Untersuchung, bei einer Behandlung mit Röntgenstrahlung 30 Jahre nach deren Abschluss (§ 85 StrlSchG). Bei Personen, die zum Zeitpunkt der Anwendung noch nicht 18 Jahre alt waren, bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres.
• Abrechnungs- und Buchungsunterlagen: 10 Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB.
• In Einzelfällen längere Aufbewahrung, solange Haftungsansprüche geltend gemacht werden können. Danach löschen wir die Daten.

Formulare für Neupatienten

Auf unserer Kontaktseite stellen wir einen Anamnesebogen und eine Einwilligung zur Datenverarbeitung als PDF zum Download bereit. Beim reinen Herunterladen werden keine Daten an uns übermittelt. Erst wenn Sie uns die ausgefüllten Bögen persönlich, per Post oder per E-Mail zukommen lassen, verarbeiten wir die darin enthaltenen Angaben nach den oben beschriebenen Grundsätzen.

Rechnungsversand per E-Mail

Auf Wunsch senden wir Ihnen Rechnungen per E-Mail zu. Dies erfolgt ausschließlich auf Ihre ausdrückliche Einwilligung hin (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie auf unserem Anmeldebogen erteilen und jederzeit widerrufen können. Bitte beachten Sie den Hinweis zur unverschlüsselten E-Mail in Abschnitt 4.

Schweigepflicht

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Praxis sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Es gilt die zahnärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB.

08Empfänger Ihrer Daten

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist, wenn es zur Durchführung der Behandlung erforderlich ist oder wenn Sie eingewilligt haben. Empfänger können sein:

• Kassenzahnärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe zur Abrechnung vertragszahnärztlicher Leistungen
• Ihre Krankenkasse oder private Krankenversicherung sowie Beihilfestellen
• DZR Deutsches Zahnärztliches Rechenzentrum GmbH, Hermann-Klammt-Straße 7, 41460 Neuss – für die Abrechnung privatzahnärztlicher Leistungen. Übermittelt werden Ihre Kontaktdaten und die erbrachten Leistungen nach GOZ beziehungsweise GOÄ, keine darüber hinausgehenden Gesundheitsdaten. Grundlage ist Ihre gesonderte Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
• Zahntechnische Labore für die Anfertigung und Reparatur von Zahnersatz: HS-Dentallabor GmbH (Dorsten), Schlee Dental (Kalkar), Zahntechnische Werkstätte van Acken GmbH & Co. KG (Borken) und Dr. Hinz Fachlaboratorium für Kieferorthopädie GmbH & Co. KG (Herne). Übermittelt werden Name, Alter, Versichertenstatus, Zahnstatus und Zahnfarbe sowie erforderliche Fotoaufnahmen.
• Dr. Flex GmbH, Berlin – für die Online-Terminbuchung (siehe Abschnitt 6)
• Host Europe GmbH, Köln – für den Betrieb dieser Website (siehe Abschnitt 3)
• Dienstleister für Wartung und Fernwartung unserer Praxis-EDV und Röntgengeräte: DentPort GmbH (Brügge), DIOS (Reken), CoSi Elektronik GmbH (Sigmaringen), xRay (Bingen am Rhein), ROSEMA Systemberatung Medizin (Regensburg) und RESECO GmbH (Heiden). Diese Unternehmen können bei ihrer Tätigkeit Kenntnis von personenbezogenen Daten erlangen; sie sind vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet.
• BZG & Partner Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, Lippstädter Str. 54, 48155 Münster – für die Finanzbuchhaltung. Übermittelt werden ausschließlich Name, Anschrift und Rechnungsbetrag, keine Gesundheitsdaten.
• Mit- und weiterbehandelnde Praxen, Fachärztinnen und Fachärzte, Kliniken, soweit für Ihre Behandlung erforderlich und von Ihnen eingewilligt
• Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind

Mit den genannten Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Alle eingesetzten Dienstleister sind zusätzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.

09Cookies und Einwilligung

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir unterscheiden:

• Technisch notwendige Cookies, ohne die die Website nicht funktioniert. Grundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.
• Alle übrigen Cookies und eingebundenen Dienste, etwa Kartenmaterial. Diese laden wir nur, wenn Sie zuvor eingewilligt haben – § 25 Abs. 1 TDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Borlabs Cookie

Zur Verwaltung Ihrer Einwilligung setzen wir das Plugin Borlabs Cookie ein. Anbieter ist die Borlabs GmbH, Hamburger Str. 11, 22083 Hamburg.

Borlabs Cookie speichert ein technisch notwendiges Cookie mit dem Namen „borlabs-cookie“ in Ihrem Browser. Darin werden Ihre Einwilligungsentscheidung, ein zufällig erzeugter Schlüssel und der Zeitpunkt der Einwilligung abgelegt. Diese Informationen verbleiben in Ihrem Browser; eine Übertragung an Borlabs findet nicht statt. Rechtsgrundlage für das Consent-Cookie ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, da wir gesetzlich verpflichtet sind, erteilte Einwilligungen nachweisen zu können.

Speicherdauer: Das Cookie wird nach 60 Tagen gelöscht.

Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf dieser Website ändern. Zusätzlich können Sie Cookies in Ihrem Browser löschen oder blockieren; dadurch kann die Nutzbarkeit der Website eingeschränkt sein.

10Google Maps

Zur Darstellung unseres Standorts binden wir Kartenmaterial von Google Maps ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Die Karte wird erst geladen, nachdem Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Bis dahin wird keine Verbindung zu Google aufgebaut. Mit dem Laden der Karte werden personenbezogene Daten an Google übertragen, insbesondere Ihre IP-Adresse sowie technische Informationen zu Browser und Endgerät. Sind Sie zu diesem Zeitpunkt in Ihrem Google-Konto angemeldet, kann Google die Nutzung Ihrem Konto zuordnen. Wenn Sie das nicht möchten, melden Sie sich vor dem Laden der Karte bei Google ab.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Google verarbeitet Daten auch in den USA. Die Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, das die EU-Kommission mit Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023 anerkannt hat. Ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter policies.google.com/privacy.

11Keine Reichweitenmessung

Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein. Es findet weder eine Reichweitenmessung noch eine Auswertung Ihres Nutzungsverhaltens statt. Auch Social-Media-Plugins sind auf dieser Website nicht eingebunden; auf unser Instagram-Profil verweisen wir lediglich mit einem Textlink.

12Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kommt es nicht zu einer Einstellung, löschen wir die Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens. Möchten Sie, dass wir Ihre Unterlagen länger für künftige Stellen aufbewahren, holen wir dafür Ihre Einwilligung ein.

13Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der EU und des EWR findet ausschließlich im Rahmen der Einbindung von Google Maps statt, und nur, wenn Sie dem zuvor zugestimmt haben (siehe Abschnitt 10). Hosting und Terminbuchung erfolgen auf Servern in Deutschland.

Gesundheitsdaten übermitteln wir nicht in Drittländer.

14Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO). Bei Behandlungsdaten besteht zusätzlich das Einsichtsrecht in die Patientenakte nach § 630g BGB.
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 15)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung genügt eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. Weil wir Gesundheitsdaten verarbeiten, müssen wir Ihre Identität zweifelsfrei feststellen, bevor wir Auskunft erteilen. Wir bitten daher gegebenenfalls um einen geeigneten Nachweis.

15Widerspruchsrecht

16Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig von anderen Rechtsbehelfen haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

17Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO ein.

18Bereitstellung Ihrer Daten

Die Nutzung dieser Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Für eine Kontaktaufnahme oder eine Online-Terminbuchung benötigen wir die dort genannten Angaben.

Im Rahmen einer Behandlung sind Sie gesetzlich und vertraglich verpflichtet, die für Diagnostik, Behandlung und Abrechnung erforderlichen Daten bereitzustellen. Ohne diese Angaben können wir eine Behandlung in der Regel nicht durchführen oder abrechnen.

19Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen, die eingesetzte Technik oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.